Envoyer des fax en mode Cloud en France

Le fax reste l’une des méthodes de transmission des documents d’entreprises les plus utilisées, car il transmet des documents stratégiques comme des offres, des avis de livraison et des factures et des bons de commande. Par rapport à d’autres méthodes de diffusion des documents, la télécopie a les avantages suivants : diffusion immédiate, fiabilité et sécurité des transmissions, neutralité du contenu, simplicité et caractère universel d’utilisation.

A présent, il existe de nombreux moyens de faxer un document. Pourtant, chaque méthode a ses contraintes et ses inconvénients :

–          L’utilisation d’un télécopieur qui implique des tâches d’impression et d’envois manuels, la gestion du papier et des consommables, la maintenance du matériel. Tout cela pèse sur la productivité d’une entreprise.

–          L’administration d’un serveur de fax vieillissant. Chaque actualisation d’une version plus récente nécessite de gros investissements dans du logiciel, du matériel, des cartes fax, des lignes fax, de la maintenance et de la formation.

–          La gestion de services fax de base externalisés qui offre des fonctionnalités standard qui obligent les utilisateurs à se former sur une nouvelle interface, ou encore nécessitent des notifications de statut en temps réel en permettant de suivre les communications par fax.

–          L’intégration à une architecture multi-instance complexe. L’intégration  d’un serveur de fax à d’autres logiciels implique de disposer de salles serveurs, engendre des coûts de main d’œuvre pour le support et la maintenance et nécessite du temps pour gérer les systèmes.

L’essor de l’internet a eu comme conséquence la dématérialisation des services de télécopie. Les fournisseurs proposent des solutions qui passent par le format mail dans la messagerie. Un autre modèle de service fax proposé à présent est l’imprimante virtuelle accessible depuis une solution bureautique. La nouvelle solution en cloud computing permet d’envoyer et de recevoir des fax par internet en France aussi simplement que l’envoi des mails.

L’envoi de fax en mode Cloud est un service de fax disponible dans les nuages. Grâce au Cloud Computing, aucune installation matérielle ou logicielle n’est nécessaire, et cette solution permet à l’entreprise de bénéficier d’un gain en termes de productivité et de sécurité, avec un budget moindre.  Cette solution  qui permet  d’envoyer un fax par internet gratuit en France et partout dans le monde attire par son accessibilité et son efficacité. La réduction des coûts de fonctionnement s’explique par son accès depuis n’importe quelle connexion internet, sa sécurité, sa confidentialité des informations et son mode de fonctionnement plus respectueux de l’environnement.

Cette solution dématérialisée est proposée en trois modes d’envoi :

–           l’envoi de fax par mail gratuit à partir de la messagerie électronique;

–          l’envoi via l’imprimante virtuelle du prestataire du service, depuis un document Office;

–          l’envoi depuis un MFP avec la fonction Scan to mail, qui permet à un utilisateur identifié de recevoir directement ses accusés d’émission sur son ordinateur.

Les entreprises passent à une solution d’envoi de fax par internet, car elles ne sont plus contentes de leur solution traditionnelle. Parmi les indices qui montrent que le processus de fax n’est pas performant figurent la visibilité insuffisante sur les coûts de télécommunication, l’absence de notification du statut du fax, la formation nécessaire à la maîtrise de plusieurs interfaces, la gestion du système coûteuse en temps et l’architecture non sécurisée du fait d’instances multiples.

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